一、打制訂艙單 1.訂艙單用下貨紙根據(jù)貨主提供的委托單制作。需要填制的項目有：shipper、consignee、notify、por、marks＆nos、quantity、descriptionofgoods、grossweightinkilos、measurement、total。 2.打制完上述內(nèi)容后，注明運輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，并加蓋代理人方章，送至配載的船公司。 二、收到貨主正式單據(jù)后進行審單 1.單證必須齊全。 貨主必須提供的單據(jù)有：合同副本（售貨確認書、形式發(fā)票）、正本裝箱單至少一份、正本發(fā)票至少一份、正本出口收匯核銷單，出口貨物如需海關(guān)監(jiān)管條件還必須提供相應(yīng)證件。 2.如果貨主提供的單據(jù)已繕制好，可以從以下方面審核： a、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的尺碼、重量是否一致。 b、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的金額以及幣種是否一致（合同金額不小于發(fā)票金額）。 c、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的發(fā)票號是否一致。 d、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的合同號是否一致。 e、正本單據(jù)不許有任何涂改。 f、合同不能是手寫，否則用打字機重新繕制。 3.如果貨主提供的單據(jù)空白，可按下列項目繕制： a、裝箱單主要填制的內(nèi)容為麥頭、發(fā)票號碼、合同號、裝貨港、卸貨港、品名、規(guī)格、數(shù)量、毛重、凈重。 b、發(fā)票主要填制的內(nèi)容為嘜頭、合同號、發(fā)票號、裝貨港、卸貨港、貨物描述、數(shù)量、單價、總價。 三、轉(zhuǎn)報關(guān)單據(jù) 接到船公司集港通知后，取回下貨紙。在集港前一天下午3時前，電話同港務(wù)局貨運科做集港計劃，制下貨小條（一式三聯(lián)）。 a、轉(zhuǎn)至報關(guān)行的單據(jù)有，裝箱單、發(fā)票、合同、委托報關(guān)協(xié)議、報關(guān)單、下貨紙、聯(lián)系單（一式兩聯(lián)）、海關(guān)監(jiān)管條件涉及的證件，上述單據(jù)各1份。 b、編號為1、2、3的單據(jù)必須由貨主提供。 c、委托報關(guān)協(xié)議（副本也可以），用規(guī)定格式加蓋出口單位公章，填上相應(yīng)內(nèi)容。 d、下貨紙。在前述訂艙單的基礎(chǔ)上，在相應(yīng)的位置補充船名、航次、提單號，貨物描述需用中文加以標識，報關(guān)只需提供裝貨單收貨單留底聯(lián)，每一聯(lián)的右上角都應(yīng)加蓋代理人方章。下貨紙裝貨單應(yīng)蓋有該條船船代的簽章。 e、聯(lián)系單。聯(lián)系單是代理人與報關(guān)行聯(lián)系的單據(jù)，上面列明代理人轉(zhuǎn)給報關(guān)行何種單據(jù)及份數(shù)，將單據(jù)轉(zhuǎn)至報關(guān)行前，應(yīng)填好一式兩聯(lián)的聯(lián)系單，單據(jù)轉(zhuǎn)至報關(guān)行后，其中一聯(lián)應(yīng)有報關(guān)行相關(guān)人員的簽字，以備存檔。 f、合同、裝箱單、發(fā)票、報關(guān)單、許可證、商檢證轉(zhuǎn)至報關(guān)行前應(yīng)有留底。 四、確認提單 a、繕制提單前應(yīng)注意貨主有無特殊要求，一般情況下，貨主都會在委托中注明。 b、如要求在提單中顯示shippedonboard簽單時，應(yīng)注意上、下簽章（其中之一應(yīng)簽在shippedonboard旁邊）。 c、如果涉及倒簽、預(yù)借，應(yīng)事先與船公司確認好是否能接受，如果可以接受，應(yīng)填制好保函傳真給貨主，讓其加蓋公章，返回后再由代理人提供給相關(guān)船公司。 [網(wǎng)友補充] 1.單證必須齊全。 貨主必須提供的單據(jù)有：合同副本（售貨確認書、形式發(fā)票）、正本裝箱單至少一份、正本發(fā)票至少一份、正本出口收匯核銷單，出口貨物如需海關(guān)監(jiān)管條件還必須提供相應(yīng)證件。 2.合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的金額以及幣種是否一致（合同金額不小于發(fā)票金額）。 意見如下： a.如貨代代理報關(guān)或接受委托報關(guān)，則需提供正本出口收匯核銷單，否則，貨代則不需要貨主的出口收匯核銷單。 b.發(fā)票的金額可以大于合同的金額。因為進出口合同中普遍存在溢短裝條款，除非合同中無此條款或客戶l/c中明確規(guī)定如實際走貨金額大于合同金額則拒付。 3.船公司一般不做拼箱貨,是由專門的拼箱公司操作,將各個貨主的貨物拼在一個柜再向船司定艙.拼箱公司和船司定艙是以cy-cy的條款,而貨主與拼箱公司定的是“cfs-cfs”“l(fā)cl-lcl”條款.船司只出具一套提單給拼箱公司,不會出具多套以“cfs-cfs”條款的提單給直接客人,拼箱公司再簽發(fā)自己公司的貨代單給客人.故拼箱貨無船東單可言,只能默認拼箱公司所簽發(fā)的提單為船東單。拼箱公司的提單上所載的目的港代理一般是該公司自己的代理，而不是船公司的