一.安排訂艙
如果是發(fā)貨方幫客戶走海運(yùn)，跟單員應(yīng)在客戶安排尾款后盡早向貨代詢問船期、海運(yùn)費(fèi)（出貨前兩周），一般要給貨代提供以下幾個(gè)信息：起運(yùn)港、目的港、柜型和柜子的數(shù)量、貨物種類、指定船公司、重量（有些船公司超過了18噸就要收超重費(fèi)）、出貨的日期，在獲取價(jià)格的同時(shí)也要關(guān)注船期的長短和價(jià)格的有效期，最好多找?guī)准邑洿鷮Ρ?，取價(jià)格和服務(wù)都比較好的貨代合作。確定出貨前，最好要貨代發(fā)正式的報(bào)價(jià)單過來，說明所有的費(fèi)用細(xì)則。
2. 在貨物裝柜前一、二周，把invoice、packing list、booking給貨代（貨代預(yù)先給booking的模板），booking上面要填寫發(fā)貨人（shipper）、收貨人（consignee）、通知人(notify)、起運(yùn)港、目的港、柜型、嘜頭、品名、數(shù)量、重量、方數(shù)、運(yùn)費(fèi)預(yù)付或者到付、談好的價(jià)格，蓋上公章，傳真給貨代，貨代用booking拿去船公司訂艙，訂艙確認(rèn)后船公司發(fā)蓋章的so，一般訂艙第二天就可以拿到so。如果客戶要求申請14天免堆期，要在booking上注明，有做信用證的最好也把信用證也發(fā)貨代一份。
3. 收到so要核對一下柜型和柜數(shù)是否正確，發(fā)so給拖車行，拖車行憑so到碼頭打提柜單提柜，打單后會產(chǎn)生柜號和封條號，提前一天和拖車行預(yù)約好并說明裝柜時(shí)間、柜型、數(shù)量、報(bào)關(guān)行、裝柜地址、工廠聯(lián)系人及電話。（so主要內(nèi)容有：起運(yùn)港、目的港、船名、航次、柜型、截關(guān)時(shí)間closing time、截提單補(bǔ)料日期cut off date、開船時(shí)間，且每張有唯一號碼，so上的截關(guān)日期必須是在做柜日期后）。
4. 如果我們是做fob條款，通常客戶會指定貨代或船公司。一般客戶的貨代會主動聯(lián)系我們，在出貨前一周向貨代要booking的標(biāo)準(zhǔn)格式，填好booking后向船公司訂艙。fob的碼頭費(fèi)用要事先和指定貨代確認(rèn)好，以免貨代把不必要的費(fèi)用轉(zhuǎn)嫁給發(fā)貨人。如果我們只做exw，客戶的貨代會預(yù)先要求我們把產(chǎn)品的裝箱單發(fā)給他，這個(gè)裝箱單只是為了說明貨物的信息方便貨代研究運(yùn)輸方案，品名最好附上中文。
二.裝柜（開船前4-5天）
1. 裝貨前，要最后一次和倉管確認(rèn)貨物已全部備齊，貨物擺放位置，產(chǎn)品的數(shù)量是否準(zhǔn)確。如果客戶或者第三方檢驗(yàn)公司要來監(jiān)裝，必須事先預(yù)約好，盡量讓監(jiān)裝人員在柜子來之前趕到。（在監(jiān)裝人員沒有來到現(xiàn)場前，一般是不可以開始裝柜，或者可以先裝一小部分）。
2. 要求拖車公司提柜時(shí)候一定要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方，并要求發(fā)一份資料給到跟單聯(lián)系人，注明單號，柜號，車牌號，司機(jī)及聯(lián)系電話。
3. 出貨前一天通知倉庫管理員，有幾個(gè)柜子，什么時(shí)間來裝什么貨物，安排人手裝柜，預(yù)算裝柜的時(shí)間，了解的貨物的體積、尺寸和性質(zhì)，擬定裝柜方案，列出裝柜清單。（注意：計(jì)算裝柜方案時(shí)要考慮貨柜的平衡（重量要平均），柜尾最好擺放海關(guān)易通過的貨物）。
4. 聯(lián)系貨代和貨柜司機(jī)，問貨柜什么時(shí)候到廠，到廠后，先核對貨代發(fā)來的拖車車牌號、柜號以及封號，復(fù)印司機(jī)身份證。
5. 裝柜全程要照相：車牌柜號-空柜開柜-開始裝貨-貨物裝到一半-裝柜完畢-封條-封柜（開門-半開-關(guān)門）。拍照是出貨的最好證明，為了避免后期貨物到港，客戶投訴貨物缺失或者損壞，最好每裝一個(gè)種類的產(chǎn)品都拍照，證明貨物是完好的。
6. 拍照的同時(shí)，還需要由倉管或者專門的記錄員，記錄在貨柜的什么位置，裝了哪些貨物，貨物的實(shí)際裝柜數(shù)量、包裝數(shù)，同時(shí)也要記錄車牌號、柜號、封條號。（這些數(shù)據(jù)用于填寫報(bào)關(guān)裝箱單）。有時(shí)候，海關(guān)查柜要知道貨柜靠門的位置放了什么貨物，所以最后放了什么東西要特別留意。
7. 裝完柜子，跟單員確定封條已經(jīng)封緊柜子。倉管同業(yè)務(wù)員確認(rèn)柜子是否可以離廠，還是說要等客戶打款。
8. 將裝柜照片進(jìn)行整理，命名，作為裝柜資料發(fā)給業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)員發(fā)給客戶查看。
9. 還柜到碼頭，取得重柜紙，更新貨物實(shí)際的過磅重量和體積，交報(bào)關(guān)行。
10. 工廠有任何出貨都要寫出貨單，寫明貨物的明細(xì)，并讓司機(jī)簽名。
三.海運(yùn)單據(jù):
1.補(bǔ)料：貨柜裝船后，柜子由報(bào)關(guān)行報(bào)關(guān)后 ，按時(shí)交放行條給船公司，船公司就會被安 排配船，出提單（bill of loading)。配船 前，跟單做好si（補(bǔ)料資料shipping instru ction）發(fā)給貨代的配船負(fù)責(zé)人，因?yàn)榈谝淮?的booking上面的內(nèi)容只是大概，所以要 提供補(bǔ)料確認(rèn)最后提單上的詳細(xì)內(nèi)容，si上 著重要確認(rèn)的是收貨人的信息，且貨物信息 要求同裝箱單的一致。補(bǔ)料之后貨代會發(fā)來 一份補(bǔ)料copy件，用于確認(rèn)提單的顯示信息。
另外一種為一次性補(bǔ)料，即要求配船的補(bǔ)料資料就是客戶提單顯示信息，之后如果客戶信息要求修改，需要收取改單費(fèi)用。
2.對單：貨物上船后，船公司會給到貨代一 份真正由船公司出示的，有提單號及船公司 名稱的提單copy件確認(rèn)提單信息。貨代把cop y件發(fā)給出貨人，出貨人首先要自己核對信息 ，同時(shí)發(fā)email給國外客戶確認(rèn)提單信息無誤 后，讓船公司開出正本提單安排寄出至我司 （一般船開2天后，就會出正本提單）。除了 確認(rèn)收貨人的信息，同時(shí)也要客戶確認(rèn)通知 方、貨物描述、金額，這些信息都會影響到 客戶的清關(guān)，不同國家不同港口的客戶會有 不同的要求。
注：由于時(shí)差問題，有時(shí)候無法當(dāng)天即刻聯(lián)系到國外客戶，在booking前就已經(jīng)要問到客人的詳細(xì)consignee information，包含公司名、地址、聯(lián)系人、電話號碼，注意公司名一定是直接收貨人，有時(shí)候客人請了其他清關(guān)代理去收貨清關(guān)，這時(shí)候填寫客戶自己的公司名無效；電話號碼要確保正確無誤，可以打通，船公司會預(yù)先打電話確認(rèn)號碼是否真實(shí)存在。為了確?？梢噪S時(shí)聯(lián)系上客人，最好有客戶的手機(jī)號或者聊天方式。
3.開debit note：船公司經(jīng)由貨代發(fā)來debit note，出貨人付運(yùn)費(fèi)到指定賬戶（運(yùn)費(fèi)都是一美金結(jié)算，事先和船公司談好匯率），或者直接讓國外客戶付款，船公司收到款后，放正本提單。
4.運(yùn)輸文件：除了正本提單，客人也需要最基本的pi、ci、pl原件作為進(jìn)口清關(guān)單據(jù)，ci和提單上面的客戶信息要一致，制作商業(yè)發(fā)票前，要問客人對發(fā)票的內(nèi)容是否有什么要求，特別是品名描述和金額，是否需要翻譯成其他語言，是否需要其他單據(jù)如原產(chǎn)地證；裝箱單要以實(shí)際裝貨數(shù)量為準(zhǔn)，所有海運(yùn)單據(jù)先email發(fā)電子版給客人確認(rèn)，再打印出來蓋章簽字快遞寄給客戶。總之，pi、ci、pl、bl的所有相關(guān)信息要單單一致！
5.寄單：業(yè)務(wù)員要問先到客人的詳細(xì)寄單地址（有時(shí)候客人的寄單地址不一定是他們的公司地址），同時(shí)也可以問問客人要求寄哪個(gè)快遞公司，寄單的時(shí)候把快遞單和單據(jù)拍照發(fā)給客人，證明我們已經(jīng)將單據(jù)寄出，并把快遞單號發(fā)給客人，方便客人查詢快遞進(jìn)度。同時(shí)，把所有單據(jù)的電子版發(fā)email給客人留底。過一段時(shí)間，要問客人是否收到快遞的單據(jù)。
6.開船后，發(fā)shipping advice給客人，告訴客人船名、航期、etd和eta等。業(yè)務(wù)員可以在船公司的網(wǎng)站上面查詢柜子的運(yùn)輸情況，柜子快到港時(shí)，要提前提醒客人做好提柜和清關(guān)的準(zhǔn)備。業(yè)務(wù)員可以提前讓貨代查詢客人目的港的費(fèi)用，一般包括船公司費(fèi)用、關(guān)稅和清關(guān)費(fèi)用，提前告知客人，讓客人有所準(zhǔn)備。